Petsofi Animal Platform Tietosuojakäytäntö (24.5.2018)

1. Määrittelyt:
Henkilötieto: tieto, joka liittyy tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan luonnolliseen henkilöön. Tunnistettavissa olevana pidetään luonnollista henkilöä, joka voidaan suoraan tai epäsuorasti tunnistaa erityisesti tunnistetietojen, kuten nimen, henkilötunnuksen, sijaintitiedon, verkkotunnistetietojen taikka yhden tai useamman hänelle tunnusomaisen fyysisen, fysiologisen, geneettisen, psyykkisen, taloudellisen, kulttuurillisen tai sosiaalisen tekijän perusteella.

Henkilötietojen käsittely: tarkoittaa toimintoa tai toimintoja, joita kohdistetaan henkilötietoihin tai henkilötietoja sisältäviin tietojoukkoihin joko automaattista tietojenkäsittelyä käyttäen tai manuaalisesti, kuten tietojen keräämistä, tallentamista, järjestämistä, jäsentämistä, säilyttämistä, muokkaamista tai muuttamista, hakua, kyselyä, käyttöä, tietojen luovuttamista siirtämällä, levittämällä tai asettamalla ne muutoin saataville, tietojen yhteensovittamista tai yhdistämistä, rajoittamista, poistamista tai tuhoamista.

Eläimen omistaja: henkilö, jolla on käyttäjätili Petsofi Animal Platform –järjestelmässä.

Palveluntuottaja: henkilö tai yritys, joka tarjoaa palveluja eläinten omistajille.

Rekisteröity: eläimen omistaja tai palveluntuottaja, joka on rekiströitynyt Petsofi Animal Platform -järjestelmään

Petsofi Animal Platform: järjestelmä, jonka tietokannassa on eläinten, eläinten omistajien ja palveluntuottajien tietoja. Tietokantaa hallinnoi ja ylläpitää MediSapiens Ltd. Tietokanta sijaitsee Tier 3 datakeskuksessa Suomessa.

Eväste (cookie): on pieni tekstitiedosto, jonka selain tallentaa käyttäjän päätelaitteelle.
Evästeitä käytetään helpottamaan toiminnallisuuksien ja palvelujen käyttöä websivustolla. Evästeiden sisältämä tieto vaihtelee eri websivustoilla mutta se sisältää yleensä tietoa, joka parantaa käyttäjän käyttökokemusta. Evästeitä on kahdenlaisia: eväste (cookie) ja istunnon eväste (session cookie). Evästettä voidaan käyttää esim. kertomaan käyttäjälle mitä muutoksia websivustolla on tapahtunut edellisen käynnin jälkeen. Tällainen eväste kesää usein myös tietoja sivuston statistiikkaa varten tai tallentaa käyttäjänimen ja/tai salasanan, jotka tarvitaan kirjautuessa websivustolle. Tietoa säilytetään webisivuston asetusten mukaisesti. Istunnon evästettä voidaan käyttää käyttäjän sivustolla vierailun aikana. Istunnon eväste tallentuu väliaikaisesti websivuston käyttäjän työmuistiin ja se tuohoutuu, kun käyttäjä sulkee selaimen. Tällaista evästettä käytetään yleisesti väliaikaisten asetusten kuten kielivalinnan, CSS ja muiden samantyyppisten asetusten aktivoimiseen. Sitä voidaan käyttää myös sivun käytön opastamiseen.

2. Laajuus:

Tätä tietosuojakäytäntöä sovelletaan kaikkiin https://petsofi.com sekä  https://app.petsofi.com  -palvelun sivustoihin ja Petsofin tuottamiin tutkimuspalveluihin, joita palvelun käyttäjä voi tilata sivustoilta.

3. Rekisterinpitäjä ja vastuuhenkilö:

Petsofi Oy
Mannerheiminaukio 1
00100 Helsinki
toimitusjohtaja Laura Laakso
laura.laakso@petsofi.com

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:

Käytämme verkkopalvelussamme evästeitä. Emme tallenna henkilön tunnistamisen mahdollistavia tietoja evästeisiin. Evästeiden käytön perusteella kävijöitä ei voida tunnistaa eikä henkilötietoja tallenneta. Eväste ei vaikuta tietoturvaan, eikä se voi levittää viruksia tai haittaohjelmia. Petsofi käyttää evästeitä sivuston toimintojen ohjaamiseen, tilastointiin ja istuntojen hallinnointiin. Jos et hyväksy evästeiden käyttöä, voit muuttaa selaimesi asetuksia siten, että selain automaattisesti hylkää evästeiden tallentamisen tai että sivusto kysyy sinulta jokaisella käyttökerralla erikseen, haluatko tallentaa evästeen. Voit myös poistaa aiemmin tallennetut evästeet selaimestasi.

Käytämme Google Analytics –työkalua. Google Analytics on ohjelmisto, joka kerää tietoa websivustolla kävijoistä (kuten edistynyt palvelinlogi). Google Analytics tallentaa tiedot siitä miltä sivulta kävijä tuli sivustollemme, kuinka kauan kävijä viipyi sivustolla, millaista konetta kävijä käyttää ja koska kävijä vieraili sivustollamme. Kävijätiedot auttavat meitä analysoimaan minkälaisia kävijöitä sivustollamme vierailee ja mitä sivuja kävijämme lukevat. Tietoja käytetään myös verkkopalvelun käytettävyyden ja palveluiden kehittämiseksi.

Petsofi Animal Platform –järjestelmään kirjautumiseen käyttäjät käyttävät käyttäjänimeä ja salasanaa. Keräämme ja analysoimme eläinten terveyteen ja käyttäytymiseen liittyvää tietoa tavoitteenamme parantaa eläinten terveyttä. Pystyäksemme ottamaan yhteyttä eläinten omistajiin ja palvelutarjoajiin esim. lisätietoja tarvittaessa tai tuloksista raportoidessa säilytämme järjestelmässä käyttäjien yhteystietoja: nimi, sähköposti, puhelinnumero ja osoite. Rekisteröidyttäessä järjestelmään pyydämme tiedon eläimen omistajan syntymäkuukaudesta ja –vuodesta, koska alle 16-vuotiaat henkilöt eivät voi rekisteröityä ilman vanhempien suostumusta. Eläinten omistajien ikätietoja ei luovuteta Petsofi-järjestelmästä. Eläinlääkäreiden tunnistetta käytetään varmistamaan eläinlääkärien oikeutta harjoittaa eläinlääkärinammattia Suomessa heidän toimiessaan palveluntarjoajina. Palveluntarjoajien tietoja – nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero ja osoite – käytetään yhteydenottoon palveluja tarvittaessa. Emme kerää emmekä käytä arkaluonteisia henkilötietoja.

5. Oikeusperuste

Oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle (Art. 6(1)(b) GDPR – Sopimuksen toteuttamiseen liittyvä tarve) on asiakassopimus (Petsofin palvelusopimus), jossa Rekisteröity on osapuolena, tai johon on liitetty tietoja Rekisteröidyn pyynnöstä sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi.

6. Käsiteltävät Henkilötiedot

Petsofin tarjoamien palveluiden luonteen vuoksi pidetään rekisterissä rajattu määrä eläinten omistajien henkilötietoja, joita ovat yhteystiedot. Tietoja käytetään yhteydenpitoon eläinten omistajien kanssa, tutkimusraporteista tiedottamiseen ja mikäli tutkimuksessa on noussut esille eläimeen liittyviä huomioitavia seikkoja tarjotaan eläimen omistajalle yhteystiedot asiantuntijapalveluita tarjoaville palveluntarjoajille.

7. Ulkopuoliset henkilötietojen käsittelijät

a. Satunnaisesti (esim. osana tutkimusprojektia) valittujen eläinten omistajien tiedot voidaan siirtää Petsofin rekisteristä kolmansien osapuolien rekisteriin. Ennen siirtoa pyydetään eläimen omistajalta kirjallinen (esim. sähköposti, Petsofin järjestelmän sisäinen hyväksyntä) suostumus tiedonsiirrolle.

8. Tietojen siirtäminen
Henkilötietoja ei siirretä eikä luovuta Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

9. Tietojen säilyttäminen
a. Eläimen omistajan, jolla ei ole eläimen tietoja tilillään, henkilötiedot poistetaan 24 kuukautta sen jälkeen, kun omistajan viimeisen eläimen tiedot on poistettu järjestelmästä.
b. Eläimen omistajan, joka tiliä ei ole käytetty 24:ään kuukauteen, poistetaan järjestelmästä.
c. 24 kuukautta pidetään riittävänä, jotta eläimen omistaja voi jatkaa Petsofin käyttämistä

10. Rekisterin suojauksen periatteet
Henkilötietojen suojaaminen ja yksityisyyden kunnioittaminen on meille erittäin tärkeää. Varmistamme henkilötietojen suojauksen tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein kuten salaustekniikoita ja palomuuria käyttäen sekä käyttöoikeuksien valvonnalla estääksemme luvattoman ja lainvastaisen käsittelyn, tietojen katoamisen, väärinkäytön tai vahingossa tapahtuvan muuttamisen.
Huomioiden nykyiset kyberuhat, jotka kohdistuvat verkkoympäristöihin, emme voi kuitenkaan vastata henkilötietojen suojaamiseksi tehtyjen toimenpiteiden kattavuudesta tietoja järjestelmäämme tai järjestelmästä muihin järjestelmiin siirrettäessä.

11. Tietosuojakäytännön päivittäminen
Pidätämme itsellämme oikeuden Tietosuojakäytännön muutoksiin. Ilmoitamme muutoksesta websivullamme ja/tai muulla sopivalla tavalla. Suosittelemme, että järjestelmään rekisteröityneet käyttäjät tutustuvat websivulla olevaan Tietosuojakäytäntöön säännöllisesti. Uusimman päivityksen päivämäärä näkyy tämän dokumentin otsikossa. Mikäli rekisteröity henkilö ei hyväksy Tietosuojakäytännössä tapahtuvia muutoksia on hänellä oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä ellei laki velvoita säilyttämään kyseessä olevia tietoja.Ellei muuten mainita, voimassa olevaa Tietosuojakäytäntöä sovelletaan kaikkeen henkilötietoon, jota käsitellään järjestelmässämme.

12. Eläimen omistajan oikeudet Petsofin järjestelmässä olevaan Henkilötietoon
a. Rekisteröidyn oikeus saada pääsy tietoihin (Art. 15 GDPR)
b. Oikeus tietojen oikaisemiseen (Art. 16 GDPR)
c. Oikeus tietojen poistamiseen (Art. 17 GDPR)
d. Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (Art. 18 GDPR)
e. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (Art. 20 GDPR)
f. Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa milloin tahansa (Art. 7(3) GDPR)
g. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle (Art. 77 GDPR)

Oikeudet, jotka on mainittu kohdissa a. ja b., voidaan toteuttaa eläimen omistajan ollessa kirjautuneena Petsofin järjestelmään. Oikeudet, jotka on mainittu kohdissa c., d., e. ja f., toteutuvat ottamalla yhteyttä rekisterin pitäjään sähköpostise osoitteeseen admin@petsofi.com. Mikäli rekisteröity henkilö haluaa poistaa tiedot järjestelmästä poistetaan tiedot Petsofin tietokannasta 14 päivän kuluessa pyynnön saapumisesta. Mikäli eläimen omistaja haluaa siirtää tietonsa ulkopuoliseen järjestelmään toimitetaan eläimen omistajan Petsofille antama tieto elektronisessa muodossa mikäli mahdollista.

Mikäli rekisterissä oleva henkilö kokee hänen henkilötietoihinsa kohdistuneen loukkauksen tapahtuneen voi henkilö ilmoittaa asiasta tietosuoja-asiamiehelle.

Kaikki tähän Tietosuojakäytäntöön liittyvät kysymykset ja yhteydenotot tulee lähettää osoitteeseen: admin@petsofi.com.